Docsvision: Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем

Кадровый электронный документооборот Docsvision – это решение для автоматизации и ускорения кадровых процессов, повышения эффективности взаимодействия организации и её персонала. Включает в себя набор компонентов и настроек, доступных в платформе Docsvision, с учётом актуальных норм и регламентов.

2023: Функциональные возможности и особенности КЭДО от Docsvision

Преимущества решения от Docsvision

• Реализация КЭДО с учётом бизнес-специфики

Чем крупнее компания, тем сложнее у неё процессы, которые невозможно учесть в готовом типовом сервисе. Решение КЭДО на платформе Docsvision будет соответствовать всем требованиям предприятия и законодательства.

• Неограниченные возможности по интеграции с другими системами

Платформа Docsvision гибко встраивается в ИТ-ландшафт, объединяющий множество сервисов. В результате интеграции с другими системами и внешними сервисами можно автоматизировать сквозные процессы.

• Стоимость владения ниже, чем у решений «по подписке»

У платформы Docsvision бессрочные конкурентные лицензии, поэтому стоимость владения на горизонте нескольких лет эксплуатации будет точно ниже, чем у различных сервисов с ежегодными платежами за каждого сотрудника.

• Соответствие всем требованиям по информационной безопасности

Решение на платформе Docsvision разворачивается в контуре ИТ-инфраструктуры компании. Доступ к интернету необходим только для выпуска электронной подписи сотруднику и для подписания этим сотрудником документов своей электронной подписью.

• Возможность использования корпоративного УЦ

Платформа Docsvision может быть интегрирована с различным удостоверяющими центрами (УЦ), в том числе и с внутренним УЦ компании, который при большом количестве сотрудников будет экономически выгоднее коммерческих УЦ.

• Организация хранения кадровых документов

Решение позволяет формировать электронный архив всех кадровых документов и выгружать их из него вместе с электронными подписями.

Функциональные возможности

Функциональные возможности решения можно разбить на три блока:

1. автоматизация процессов подготовки кадровых документов;
2. обеспечение подписания кадровых документов электронной подписью как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя;
3. защищённое хранение кадровых документов с сохранением их юридической значимости.

Автоматизация кадровых процессов

Решение «Кадровый электронный документооборот» на платформе Docsvision позволяет автоматизировать все кадровые процессы и передать системе рутинные операции. Решение позволяет настроить и автоматизировать следующие процессы:

Процессы регламентированного кадрового учёта

• Трудоустройство и увольнение персонала.
• Перевод на другую должность, формирование и подписание дополнительных соглашений об изменении условий трудового договора.
• Оформление пропусков.
• Ознакомление с организационно-распорядительными документами (ОРД) и локальными нормативными актами (ЛНА).
• Управление командировками.
• Оформление отпусков.
• Контроль учёта рабочего времени и формирование табеля.
• Сервисы кадровой службы и предоставление документов по запросам сотрудников.

Каждый процесс включает в себя процесс создания документов, в том числе по шаблонам, согласование и маршрутизацию по заданным параметрам, подписание и хранение в архиве, то есть включает все жизненные циклы документа.

Шаблоны документов с автозаполнением

Docsvision позволяет настроить шаблоны как для распространённых типов документов, так и для уникальных, которые применяет конкретная компания. Готовые шаблоны значительно ускоряют формирование документов, а также служат образцами для заполнения, что унифицирует их форму.

Настроенные маршруты для документов

В Docsvision любой кадровый документ можно отправить на согласование, ознакомление или подписание, при этом система автоматически определит маршрут и участников. Инструменты Docsvision позволяют гибко настроить правила для маршрутов, например, реализовать параллельное, последовательное или смешанное согласование в зависимости от типа кадрового документа, подразделения сотрудника или любого другого реквизита документа.

Автоматический контроль сроков и предоставления документов

Docsvision мониторит сроки в кадровых документах и в заданиях по ним, после чего может уведомлять ответственных сотрудников или запускать какие-либо процессы.

Обмен данными с кадровой системой

В каждой компании информация о сотрудниках уже хранится в специализированных кадровых или бухгалтерских системах. Для автоматической передачи этих данных в систему КЭДО реализуется интеграция с этими системами через специальные шлюзы. Это существенно упрощает работу специалиста кадрового отдела и избавляет его от рутинной работы, когда необходимо вводить несколько раз одни и те же данные, которые обрабатываются в разных системах.

Подписание кадровых документов электронной подписью

В решении на платформе Docsvision возможно использовать все виды электронной подписи согласно новым статьям Трудового кодекса РФ, регламентирующим электронный документооборот в сфере трудовых отношений. При этом сам процесс подписания может быть реализован в зависимости от требований клиента: для работодателя – на компьютере или смартфоне руководителя, а для сотрудника – через его личный смартфон или инфокиоски на территории компании.

Подписание документов работодателем

Работодатель может подписывать кадровые документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) как с компьютера или ноутбука, так и с планшета или смартфона. При этом доступны операции группового подписания документов, например, когда руководителю нужно подписать сотни или даже тысячи приказов по всем сотрудникам компании.

Получение электронной подписи работником

Законодательство позволяет работнику подписывать любые кадровые документы неквалифицированной электронной подписью (НЭП), которая существенно дешевле КЭП. Самый удобный вид НЭП для сотрудника – это облачная НЭП, которую невозможно потерять, она хранится на сервере удостоверяющего центра, доступ к ней сотрудник подтверждает вводом секретного кода. Получить свою НЭП работник может при первом входе в систему КЭДО, подтвердив свою личность, или самостоятельно с помощью учётной записи на портале «Госуслуги» (ЕСИА), или её может выдать ответственный за этот процесс специалист компании.

Подписание документов работниками

Работники могут подписывать своей облачной НЭП любые кадровые документы через инфокиоск на территории предприятия или через свой личный смартфон. Инфокиоск – это общий компьютер или терминал, который устанавливается в производственном помещении или в отделе кадров. Сотрудник через инфокиоски может взаимодействовать с корпоративными сервисами, в том числе подписать свои кадровые документы. А такжедля подписания кадровых документов сотрудники могут использовать свои личные смартфоны, при этом им не нужно устанавливать никакие приложения: система Docsvision направляет уведомление, работник переходит по ссылке и через любой браузер на смартфоне подписывает кадровые документы.

Рис.1. Вариант подписания документа с подтверждением через SMS

Рис.2. Мобильный интерфейс КЭДО для сотрудника

Уведомление сотрудников о новых заданиях

Сотрудники могут получать уведомления от системы различными способами: на электронную почту, в мессенджеры или SMS-сообщением. При этом некоторые задания, где не нужна усиленная электронная подпись, можно также и завершить из электронной почты, просто ответив на полученное письмо. Например, таким образом все сотрудники смогут подтвердить факт ознакомления с внутренним приказом, даже не заходя в систему.

Долговременное хранение кадровых документов

По законодательству работодатель отвечает за хранение всех подписанных документов с работниками. Решение Docsvision позволяет организовать единый централизованный архив кадровых документов в электронном виде, в котором можно быстро найти все необходимые данные по каждому сотруднику, своевременно предоставить полную и достоверную информацию в ответ на внутренние и внешние запросы. При этом в электронном архиве кадровые документы хранятся вместе со всеми электронными подписями как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника, а также могут быть выгружены из архива вместе с этими подписями или в виде печатной версии со штампами.

Удобный и быстрый поиск в электронном архиве

Полнотекстовый и атрибутивный поиск позволяет за несколько секунд найти кадровые документы как по их реквизитам, так и по тексту приложенных файлов. Текстовые документы можно найти по их содержимому – достаточно ввести какое-либо слово или фразу из документа, и система его моментально найдёт. Все кадровые документы и данные, связанные с работником или подразделением, можно найти и отфильтровать за пару кликов. Это значительно ускоряет, например, оформление справок сотрудникам, предоставление полной информации для начисления выплат социального характера или подготовку ответов на официальные запросы.

Настройка прав доступа и безопасность

• Управление доступом к кадровым документам в соответствии с политиками, установленными на предприятии, журнализация действий пользователей с документами.
• Реализация контекстно-ролевой модели доступа к файлам документов и их метаданным, в зависимости от роли пользователя и состояния документа.
• Реализация политики доступа пользователей к документам по дискреционной, мандатной и контекстно-ролевой моделям, включая фильтрацию представлений, реестров и документов, к которым пользователю предоставлен доступ.

Хранение и выгрузка кадровых документов из архива

Решение позволяет выгружать кадровые документы вместе с электронными подписями сотрудников, а также со штампами электронной подписи на печатных формах этих документов. Электронный архив поддерживает юридическую значимость кадровых документов, поэтому после выгрузки они могут быть сразу предоставлены сотрудникам или контролирующим органам, а также переданы на порталы «Работа России» или «Госуслуги».

(данные актуальны на июль 2023 г.)